CSK Steinmeier GmbH
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Luisenstraße 1, 32052 Herford
Fax: 05221 / 99 66 22
Wir sind eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, die es sich zum Ziel gesetzt hat Unternehmen dabei zu unterstützen ihr Rechnungswesen zu digitalisieren. Wir möchten dir Zeit und Raum verschaffen, um dich auf deine unternehmerischen Aufgaben konzentrieren. Wir befreien dich von der Bürde eine Buchhaltungssoftware zu erlernen; darauf zu achten, dass die Automatik dahinter auch das tut, was der Anbieter verspricht; deine Belege abzuheften oder revisionssicher zu archivieren oder unzählige mögliche Auswertungen zu verstehen.
Dazu haben wir epiccs entwickelt. Das Finanzcontrolling der nächsten Generation.
epiccs geht mit dir den Schritt in die digitale Buchhaltung. epiccs ist der Weg, mit dem wir dein Rechnungswesen und Finanzcontrolling in die Cloud bringen. Du kannst die Daten deines Unternehmens von überall einsehen, Belege finden, Auswertungen verfolgen und deine Bankgeschäfte sicher abwickeln.
epiccs ist keine Software. epiccs ist ein System, mit dem die wir deine Anforderungen und Vorstellungen an die Finanzbuchhaltung, Archivierung und Verwaltung deiner Belege und die für deine Unternehmensteuerung notwendigen Controlling-Instrumente mit dir erarbeiten und für dich zur Verfügung stellen.
Das kann die Erledigung der Buchführung im Vorbeigehen (das reine Scannen) oder die Auslagerung deiner gesamten Rechnungswesenabteilung sein. Die Prozesse sind dabei flexibel und an geänderte Erfordernisse und Unternehmensgrößen anpassbar. Das System schrumpft und wächst mit dir ein Unternehmensleben lang. Egal, an welchem Ort du deinen Sitz hast oder du dich gerade aufhältst.
Scannen – Senden – Verbuchen
einfach – sicher - schnell
Wir richten dir deinen PC2 so ein, dass die gescannten Belege und deine e-Rechnungen2 per Klick in die revisionssichere DATEV Cloud3 übertragen werden. Damit ist deine Aufgabe bezüglich der Buchhaltung erledigt.
Wir vereinbaren mir dir einen Rhythmus, in dem die Belege durch uns verbucht werden, und wenn du es wünscht, fügen wir zusätzliche Schlagworte oder Suchbezeichnungen mit ein. Damit sind die Belege für dich jederzeit auffindbar.
Dir steht eine App zur Verfügung, mit der du deine Belege fotografieren und in die Cloud senden kannst. Die Fotos sind allerdings ca. um den Faktor 2 bis 3 größer, sodass diese ein höheres Datenvolumen beanspruchen.
Digitales Archiv - Papierbelege vernichten
einfach – sicher - schnell
Durch das Scannen deiner Belege und der Ablage deiner e-Rechnungen erhältst du ein digitales Archiv. Jetzt kannst du die Belege unter gewissen Voraussetzungen lässig vernichten. Die Voraussetzung dafür ist allerdings eine sogenannte Verfahrensdokumentation, die den Prozess des Scannens und der Belegvernichtung genauestens beschreibt. Nur damit haben die gescannten Belege beim Finanzamt und vor Gericht Bestand. Die Verfahrensdokumentation ist ein einmaliger Aufwand zu Beginn des Prozesses, bei dem wir dich selbstverständlich unterstützen. Änderungen im Prozess erfordern Anpassung der Verfahrensdokumentation.
Selbstverständlich können auch Verträge, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Reisekostenabrechnungen etc. dort aufbewahrt werden. Wir erarbeiten mit dir ein System, sodass deine Belege systematisch abgelegt und immer gefunden werden.
Du kannst auch deinen persönlichen Ordner anlegen, der nur durch dich selbst einsehbar ist. Selbst wir können diesen nicht einsehen.
Sichereres Online Banking
einfach – sicher - schnell
Sichereres Online Banking ist möglich4, und das noch einfacher, weil die Überweisung mit den Daten der Eingangsrechnung vorbelegt und ein Ausfüllen überflüssig wird5. Zudem ist es sicherer, da die Verbindung zur DATEV-Cloud mit SIM-Karte und deinem Passwort zusätzlich verschlüsselt ist und die DATEV diese Zahlungen über eine ebenso sichere Verbindung zum Rechenzentrum des jeweiligen Kreditinstitutes verschlüsselt weiterleitet. Selbstverständlich kannst du auch Zahlungen unter Ausnutzung von Skonti und Boni oder Teilzahlungen ausführen. Die Berechnung der Beträge nimmt dir die Software ab.
Du kannst auch SEPA-Lastschriften ausführen und deine Forderungen einziehen.
Noch einfacher geht das, wenn wir deine Belege in kurzen Abständen buchen. Wir können dir eine Auswertung sämtlicher noch zu zahlender Rechnungen zur Verfügung stellen und du klickst an, welche du zahlen willst. Durch einfache Eingabe von PIN und TAN werden diese Überweisungen sicher ausgeführt.
Du hast die Möglichkeit täglich oder regelmäßig die Kontoauszüge deiner Banken in der Cloud abzurufen6. Auf einen Blick hast du sämtliche Konten in der Übersicht und kannst die Kontobewegungen einsehen. Du kannst die Kontoauszüge einfach prüfen oder Regeln erstellen mit denen dir die Software die Arbeit vereinfacht.
Die Kontoauszüge, die dir die Bank auf Papier oder elektronisch zur Verfügung stellt, müs-sen zusätzlich revisionssicher archiviert werden. Diese können ebenfalls in der DATEV Cloud übertragen werden. Auch hier ist eine Verfahrensdokumentation zwingend erforderlich.
Auswertungen lesen und verstehen
einfach – sicher - schnell
Wir erarbeiten mit dir Auswertungen, die für dich wichtig sind. Diese stellen wir online zur Verfügung. Durch die Verknüpfung der Belege mit der Buchhaltung kannst du von den Auswertungen über das Buchhaltungskonto auf den Beleg zugreifen. Es ist kein Anruf bei deinem Steuerberater erforderlich oder das Suchen von Belegen in deinen Papierordnern erforderlich. Du schaust dir einfach die Auswertung an, klickst auf eine Zeile, die du dir näher anschauen willst, und kommst so zum Beleg.
Offene Forderungen und Verbindlichkeiten
einfach – sicher - schnell
Nutzt du die Zahlungsmöglichkeit über die DATEV Cloud, hast du immer eine aktuelle Übersicht deiner Rechnungen, die noch zu bezahlen sind.
Deine Rechnungen, die du geschrieben hast und bezahlt sind, kennzeichnest du einfach als bezahlt und hast einen Überblick über deine Forderungen.
Noch einfacher geht das, wenn wir deine Belege in kurzen Abständen buchen, dann stehen dir diese Übersichten automatisch zur Verfügung.
Sicherheit – Ort der Daten
einfach – sicher - schnell
Die Belege und Daten werden auf deinem Endgerät (Server, PC, Notebook, Mobiltelefon) verschlüsselt und über eine sichere Verbindung in die DATEV Cloud übertragen. Die Verschlüsselung funktioniert ebenso in die andere Richtung.
Du bekommst von uns einen USB Stick mit registrierter SIM Karte (Server, PC, Notebook). Diese wird mit deinem persönlichen Passwort und deinen persönlichen Rechten personalisiert.
Nutzt du die Apps, wird dein Mobiltelefon mit SIM-Karte bei der DATEV registriert und nur du hast die Möglichkeit mit deinem Mobiltelefon, deiner SIM-Karte, deinem Passwort und dem QR-Code online an deine Daten zu kommen.
Jede SIM-Karte, ob im Stick oder Mobiltelefon, wird individuell konfiguriert. So kannst du auch deinen Mitarbeitern die Arbeit des Scannens und Übertragens überlassen, ohne dass sie deine Auswertungen einsehen und zahlen können.
Verlierst du den Stick oder dein Mobiltelefon: Ein Anruf und die SIM-Karte und der USB-Stick werden augenblicklich gesperrt.
Dazu benötigst du die folgende Telefon-Nr.: 05221 / 99 66 33
Die DATEV Rechenzentren haben ausschließlich Standorte in Deutschland.
Die DATEV ist eine Genossenschaft, in der nur Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte Mitglied sind und Mitglied werden dürfen. Eine Weitergabe deiner Daten an Dritte ohne dein Wissen ist damit ausgeschlossen.
Die DATEV Cloud und damit die Rechenzentren befinden sich ausschließlich in Deutsch-land. Die Speicherdauer ist nicht beschränkt und wird durch dich bestimmt. Üblicherweise können die Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gelöscht werden.
Verfahrensdokumentation
einfach – sicher - schnell
Die Verfahrensdokumentation beschreibt genauestens den Prozess des Scannens, der Übertragung, der Verbuchung und der Vernichtung der Belege. Es sind Angaben über die verschiedenen Abläufe der einzelnen Belegvarianten, die genutzten Geräte, die eingesetzten Personen, die Übertragung der Belege, die Verbuchung der Belege und sämtliche Änderungen erforderlich. Nur so haben die gescannten Belege beim Finanzamt und vor Gericht Bestand. Mit unseren Erfahrungen können wir mit dir die verschiedenen erforderlichen Verfahrensdokumentationen erstellen. Ändert sich der Prozess, muss die Verfahrensdokumentation angepasst werden. Wir werden dich regelmäßig danach fragen.
Kosten
einfach – sicher - schnell
Konsequent angewandt kostet epiccs nichts. Im Gegenteil, das Geld, das du für epiccs ausgibst, spart dir Zeit und damit mehr Geld!
In der Zeit, in der du Belege kopieren und/oder für den Steuerberater und nachher wieder in deine Ablage sortieren, verpacken und zur Post oder direkt zum Steuerberater bringen und wieder abholen müsstest, kannst du dich um dein Unternehmen kümmern und sparst nicht nur Geld, sondern verdienst auch noch welches.
In der Zeit, in der du Belege suchen würdest, findest du sie ganz einfach in der Cloud. Und das egal, wo du bist und wann du sie benötigst.
In der Zeit, in der du Ausgangsrechnungen ablegen würdest, scannst du sie einfach und hast sie jederzeit zur Verfügung.
In der Zeit, in der du Eingangsrechnungen und Überweisungen im Onlinebanking ausfüllen müsstest (zumindest Datum, Rechnungsnummer und Betrag), hast du in der Cloud schon gezahlt! Und das viel sicherer!
Die Nutzung der Cloud und der Software wird durch eine geringe monatliche Gebühr abgegolten. Nutzt du lediglich die Archivfunktion, das Kassenbuch und die Zahlungsfunktion werden nur die Einrichtungskosten und die Kosten für eine kurze Schulung (ca. 1 Std.) berechnet. In den ersten drei bis fünf Monaten beantworten wir dir deine Fragen gegen eine geringe Pauschale. Darüber hinaus bieten wir kostenlose Workshops an, in denen wir einzelne Funktionen erklären.
Für umfangreichere Erfordernisse, erstellen wir dir ein unverbindliches Angebot.
App
einfach – sicher - schnell
Dir stehen derzeit zwei Apps zur Verfügung. Mit der App DATEV SmatLogin kannst du dich mit deinem Mobiltelefon an jedem PC verifizieren und deine Daten anschauen. Es werden keine Daten auf dem lokalen PC gespeichert.
Mit der App DATEV Upload mobil kannst du unterwegs deine Belege fotografieren7 und in die Cloud hochladen.
1 Voraussetzung ist ein PC mit einem Windows Betriebssystem, derzeit ist noch der Internet Explorer und Silverlight von Microsoft erforderlich (eine browserunabhängige HTML5 Version ist für 2017 anvisiert). Die Einrichtung erfolgt entweder mit dir zusammen oder besser mit deinem EDV-Partner.
2 E-Rechnungen sind Rechnungen, die du im PDF-Format oder anderen Formaten bekommst z.B. von deinem Mobilfunkanbieter oder aus Online-Shops. Sendest du Rechnungen im PDF- oder anderen Formaten sind dies ebenfalls e-Rechnungen.
3 Derzeit nutzen wir die DATEV Cloud. Weiter Informationen zur DATEV Cloud findest du auf der DATEV Seite unter dem Stichwort „Unternehmen online“.
4 Erforderlich dafür ist ein Online Banking Vertrag mit deiner Bank und ein HBCI- oder EBICS- Zugang.
5 Funktioniert derzeit noch nicht mit der Commerzbank AG.
6 Funktioniert derzeit noch nicht mit der Commerzbank AG.
7 Die fotografierten Belege müssen nach derzeitigem Stand im Büro noch einmal gescannt werden.
Luisenstraße 1, 32052 Herford
Telefax: (0 52 21) 99 66 22
